Existem notas de lançamento privadas, onde você pode deixar junto ao repositório para acompanhar o que foi feito, quando foi feito, e caso tenha surgido algum bug, sabe exatamente em quais versões ele existiu, por exemplo. Esse controle pode ser feito num único arquivo, sem complicações.

E também existe uma versão pública, com menos detalhes técnicos, às vezes com GIFs e imagens etc. Essas notas podem estar num site, aparecer ao iniciar ou entrar no aplicativo/sistema, ter um menu específico para visualizar etc. Inclusive, pode existir algo interativo para o usuário já experimentar o que está vendo nas notas de lançamento. Como cada projeto divulga do jeito que deseja, o melhor é você entender como pode fazer e escolher a melhor opção para seu público, e não "seguir algo padrão" (até porquê não existe um padrão).

Dito isso, não entendi a sua dúvida. Os colaboradores da empresa são os usuários/clientes do sistema. Faça o que faz mais sentido para os seus usuários, informando apenas o que eles devem saber, sem detalhes ou complicações desnecessárias.