Como eu organizo a minha agenda para conseguir produzir tanto
Gestão, marketing, produto e produção de conteúdo. Como dar conta de tudo isso?
Existe um ditado famoso que diz que existem apenas duas certezas na vida: a morte e os impostos. Eu acrescentaria uma terceira: programador odeia reunião.
Eu odiei reuniões por muito tempo. Hoje, como sou muito mais gestor do que programador, entendo que elas são importantes. Quer dizer que adoro reunião? Aí já é demais.
Na edição de hoje da Newsletter do Moa, resolvi contar como eu faço para organizar minha agenda considerando minhas responsabilidades de gestor e, ao mesmo tempo, deixando tempo suficiente para executar trabalhos criativos.
O rei da reunião
Em uma das minhas primeiras experiências profissionais, eu tive um chefe que, até hoje, segue sendo inspiração para mim.
Ele era um ótimo líder. Super comprometido e responsável com a companhia. Era, também, muito bom em proteger seus liderados das enrascadas políticas da alta gerência. Era, ainda, uma pessoa muito técnica, que, apesar de não colocar a mão na massa, dominava conceitos fundamentais e conseguia discutir de igual para igual com a equipe de desenvolvedores.
Agora, relembrando esse chefe, vejo que tenho muito dele no meu estilo de liderança atual. Tive a sorte grande de ter um exemplo como esse ainda no início da carreira. Mas, nem tudo são flores…
Ele tinha um defeito que irritava a mim e a todos os outros colegas. Um defeito que atrapalhava absurdamente o nosso ritmo de trabalho: ele era o rei da reunião.
Cansei de receber notificações de reuniões agendadas por ele em minha agenda, das quais eu sequer sabia qual seria o assunto. Cansei de cair de paraquedas em reuniões em que não sabia o contexto. Ou ainda, em que eu tinha sido convocado somente porque "talvez meu ponto de vista pudesse ser relevante".
Essas reuniões aconteciam a Deus-dará. Segunda-feira, às 15h. Terça feira, às 9h. Quinta-feira, às 11h. Sexta-feira, às 16h. Não havia hora nem lugar. Se houvesse um slot vazio na agenda, existia a chance de pipocar uma reunião. Muitas vezes, inclusive, mesmo que o slot não estivesse vazio, a reunião pipocava.
Algum tempo depois, me tornei freela. Saí de um contexto de trabalho colaborativo com outras pessoas para um contexto em que eu trabalhava sozinho. Recebia a demanda do cliente, trabalhava nessa demanda e entregava. Simples assim. No máximo, tinha que fazer algumas reuniões de feedback.
Havia também as reuniões comerciais, em que eu sentava com o cliente e entendia qual era a demanda. Essas reuniões aconteciam de forma presencial. Lembre-se que estamos falando de 2014. Nessa época, as pessoas mal tinham Skype, quanto mais a cultura remota que existe hoje em dia.
Por ser presencial, além de investir tempo na reunião, eu precisava também investir tempo em deslocamento. Nessa brincadeira, entre deslocamento e reunião, meio período de trabalho ia para o ralo. Na época, achava ruim. Hoje em dia, vejo que, sem querer, isso moldou a minha gestão de tempo (explico mais à frente).
Quando comecei a trabalhar por conta própria, comecei a entender, também, que a minha capacidade de fazer dinheiro estava diretamente associada a minha capacidade de ser produtivo. Quanto mais eu produzia, mais eu ganhava. Simples assim.
"Já que, quanto mais eu produzo, mais eu ganho, como eu faço para produzir mais?". Diante desse problema, eu fui estudar sobre produtividade. Já devo ter lido mais de 10 livros sobre o assunto. Dentre eles, clássicos, como Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, A Arte de Fazer Acontecer, Deep Work, A Única Coisa, Essencialismo, entre outros. Também fiz alguns cursos sobre o assunto. Diante de tanto conteúdo, hoje posso dizer, com segurança, que sou uma pessoa produtiva.
Acontece que, ao longo do tempo, minha carreira foi se transformando. Até então, eu dependia estritamente do meu tempo e da minha capacidade de ser produtivo para ganhar dinheiro. Quando resolvi abrir uma fábrica de software, além de produzir, eu também precisava gerenciar.
No começo, eu achava que dava para fazer os dois sem mudar minha postura. Qual foi o resultado? O dobro de trabalho e uma sensação de improdutividade que não tem fim. Com os assuntos sobre gerência tomando minha agenda, eu me vi tendo que produzir em horários alternativos, sem interrupções, como tarde da noite ou muito cedo.
Pior ainda. Durante o dia, eu me vi agindo exatamente igual ao meu antigo chefe: atravessando a agenda de todo mundo. Inclusive a minha agenda de produtividade.
Maker's schedule vs. Manager's schedule
Paul Graham é um dos papas do startupismo. Ele é um programador old school que fez muito dinheiro quando vendeu o primeiro SaaS da história para o Yahoo. Com muito dinheiro no bolso, ele se juntou a outras três pessoas e fundou o Y Combinator (que dispensa apresentações).
Gosto muito dos seus artigos. Um, em especial, fala da diferença entre a agenda do criador e a agenda do gerente. É embasado nesse artigo que eu escrevo o texto de hoje.
Se você é programador, eu tenho uma certeza sobre você: você odeia reunião. Eu sou programador e odiava reuniões. Absolutamente todos os programadores que conheço odeiam reunião.
A maioria dos programadores que conheço adoram programar de madrugada. Alguns amam, também, programar nos fins de semana ou em feriados. O motivo é simples: nesses momentos não existe ninguém para encher o saco.
O programador, assim como escritores e designers, por exemplo, são profissionais de criação. São makers, como define o Paul. Quem trabalha criando, geralmente, precisa de longas horas de concentração. Geralmente, a agenda do criador é dividida em grandes blocos, como manhã, tarde e noite. Quantas vezes você começou a programar e, quando percebeu, já haviam-se passado 3 horas? Isso se chama flow.
Para o criador produzir seu trabalho da melhor maneira possível, ele precisa estar em flow. Flow é um estado mental que acontece quando o criador realiza uma atividade e se sente totalmente absorvido por ela.
O flow não é algo que pode ser acionado através de um botão de liga/desliga. É preciso tempo e preparação mental para que se atinja esse estado. Uma mísera interrupção, que cause uma troca de contexto mental no criador, é capaz de jogar um estado de flow com potencial de horas no lixo.
O criador geralmente trabalha para um gestor. Os managers, segundo o Paul. Esses profissionais não produzem através de sua própria criação, mas sim através da criação de seus liderados. Para um gestor poder produzir, ele precisa se encontrar com os criadores.
O dia típico de trabalho do gestor é dividido em 8 blocos de uma hora cada. Já o bloco de trabalho do criador é mais longo, geralmente dividido entre os períodos manhã, tarde e noite. Qual é o erro mais comum de um gestor? Ignorar a agenda do criador, impondo sua agenda. Uma única reunião marcada pelo gestor é capaz de acabar com um bloco inteiro de trabalho do criador.
Era exatamente o que o meu antigo chefe fazia. Era, também, exatamente o que eu fazia no começo da Codevance. É esse tipo de comportamento que faz o programador querer trabalhar de madrugada.
Como resolver isso? O Paul indica uma prática chamada de Office Hours. A tradução literal do termo seria "horário comercial". Adaptando para o contexto do trabalho de criação, office hours seria um período do dia reservado para tarefas que não são de criação.
Essas são as horas em que o gestor vai fazer reuniões junto com o criador. Paul indica que esses períodos de trabalho sejam, geralmente, no fim do dia. Assim, o criador tem o começo e o meio do dia reservados para a criação. Dessa forma, você protege a agenda do criador e ainda o permite começar seu trabalho criativo no começo do dia, quando o cérebro está com sua maior capacidade cognitiva.
Como eu faço?
Eu tenho uma agenda mista. Parte do meu trabalho é criação, e parte do meu trabalho é gestão. Eu acredito que o founder CEO deve dedicar a maior parte do seu tempo para growth. Por isso, ainda sou diretamente responsável pelo desenvolvimento do produto Tintim, e também sou responsável pelo marketing.
Grande parte da minha rotina de trabalho passa por pensar e criar. Para isso, eu preciso de longos espaços na agenda para que consiga trabalhar em flow. Para escrever esse texto, por exemplo, reservei 2h da minha agenda. Eu organizo minha agenda de modo que eu consiga atuar tanto gerenciando quanto produzindo.
Segunda-feira é dia da manager's schedule. Nas segundas, faço follow-ups 1-1 e coletivos com todos os meus liderados. Esse é o dia de fazer um update geral. Coletamos métricas, batemos resultados e atualizamos projetos e tarefas. Fazer isso na segunda-feira é super importante, pois é na segunda que a gente define como será a semana de trabalho.
De terça pra frente, eu tento seguir um misto entre maker's schedule e manager's schedule. As primeiras duas horas do meu dia são dedicadas à produção de conteúdo. Agora, enquanto escrevo este texto, são 9h04 de uma terça-feira.
As próximas duas horas também são dedicadas a tarefas criativas, mas de outros contextos. Quase sempre tem algo relacionado à escrita, afinal, o marketing é a principal área na qual atuo. Mas, também tem outros tipos de tarefas, como análises, brainstormings, etc. Volta e meia ainda surge alguma tarefa mais técnica, geralmente com automações de marketing ou de processos.
Vou assim até o meio dia, que é quando paro para ir treinar. Depois do treino, eu almoço e volto a trabalhar entre 14h30 e 15h. Esse bloco da tarde eu reservo para reuniões. Geralmente, são reuniões periódicas, como as de conselho consultivo que tenho com os investidores do Tintim. Às vezes, tenho reuniões pontuais com o time. Aparecem bastante, também, muitas reuniões externas com possíveis parceiros. Quando não há reuniões, preencho esses horários com tarefas mais operacionais e de menor cunho cognitivo.
Às 17h30, eu paro para ir buscar o Giovanni, meu filho, na escola. Volto às 18h30, e despacho o que sobrou. Geralmente, uso esse tempo para zerar os meus inboxes de e-mail, LinkedIn e WhatsApp. Também costumo processar o meu próprio inbox e planejar o dia seguinte nesse horário.
Esse é o sistema em que venho trabalhando atualmente. Bem simples, porém, o mais eficiente que testei. Durante muito tempo acreditei que meu trabalho, como empresário, era gerenciar. Estava errado. Para gerenciar, existe o gestor.
É claro que, como empreendedor, muitas vezes não temos recursos (ou demanda) suficientes para contratar um gestor. Como um empreendedor faz o que precisa ser feito, a gente acaba vestindo esse chapéu. É o que eu faço atualmente.
Mas, como empresário, precisamos encarar essa função como transitória. O papel do empresário é construir uma empresa próspera, que dê resultado para todos seus stakeholders. Esse resultado se conquista pensando, estudando, criando e trocando com outras pessoas. Não é gerenciando.
✉️ Esta foi mais uma edição da Newsletter do Moa!
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