Passei longos anos também na busca do "método/aplicativo" perfeito para produtividade. E confesso que fracassei com todos eles, me deparava contantemente investindo mais tempo e energia vasculhando por apps do que no objetivo principal: focar na task. Hoje sou o mais simples possível, tendo um workflow é bem parecido.
Basicamente, tudo o que eu devo e quero fazer, anoto no meu caderninho que fica ao lado do SETUP e todos os dias, (após um gole de café, haha) reviso o que eu devo fazer no dia e após isso, os "bônus", coisas que poderei fazer ao terminar as "main tasks".
Simples assim, nem mais e nem menos.
Alinhado disso, eu uso o google calendar para quebrar as horas do dia em blocos de tempo para me dedicar nas tasks e resfriar a cabeça, ao invés de usar pomodoro (o que não funciona para mim).
Legal, eu ainda uso o outlook para reunião. Porque é a ferramenta que a empresa usa. Então eu simplesmente entro na reuniaõ que aparece na tela rs. Também tentei pomodoro e não consegui. Precisei simplicar isso também. Eu simplesmente fico em hiperfoco o máximo que eu consigo sem parar. Ás vezes fico sem almoçar esqueço de ir no banheiro e beber água. Mais ai depois eu compenso. Se me sentir cansado ou estiver enrroscado eu paro um pouco, pego um café e depois volto. É o que funciona melhor pra mim hoje. Valeu por compartilhar