No caso do seu projeto, a descrição é bastante detalhada, mas amplamente focada em requisitos não funcionais e com poquissimos requisitos funcionais, que são os mais importantes para descrever o comportamento do sistema. O ideal é cada função implementada em codigo seja rastreavél a pelo menos um requisito funcional, assim se você tinha a necessicidade de fazer validações nos formularios, deviriam existir requisitos claros para tais, ou que a busca não deveria exata. Muito simples.

O nível de detalhe de que a especificação de requisitos não deve chegar é em como fazer as coisas, então não faz sentido ter um requisito que diz que deve usar %like% na busca, mas faz todo o sentido um requisito que explicite o que fazer na busca, inclusive com exemplos concretos de o que retornar em cada caso.

Muitos dos problemas que descreveu aqui são na verdade requisitos que deveria ter escrito. Assim deveria ter requisitos para como a validação funcionaria, como a busca funcionaria. O que deveria acontecer ao clicar no botão "Add user" e etc.

Em alguns casos é até injusto dizer que é um erro ou falta de comprometimento do desenvolvedor, como ele deveria saber que após clicar no Botão "Add User" as informações não deveriam mais aparecer no formulário? Bem isso era um requisito seu, mas que aparentemente nunca foi comunidado ao desenvolvedor.

Ao contrário do que muita gente pensa programadores não são bruxos.

Caso não tenha tempo ou interesse para investir na construção de uma especificação de requisitas detalhadas o que recomendo é contratar um profissinal para fazer este documento, antes de contratar alguém para implementar as funcionalidades que deseja.