Muito interessante! O que eu acho curioso é que pra escolher e usar de forma eficiente um sistema ou método de organização/estudo é necessária uma certa "inteligência", que é justamente o que às vezes queremos obter com isso.
No meu caso, eu tenho um trabalho burocrático/administrativo, sou pesquisador na área de matemática/estatística, estudo computação/programação e sou músico amador. Isso sem falar em gerenciar o dia a dia dos filhos etc.
Então esperar que uma ferramenta ou métodos isolados deem conta disso é demais.
Concordo muito contigo brbtavares. Essa expectativa que criamos com os sistemas, de que ele vai resolver as coisas pra gente de forma inteligente, é o que acaba, muitas vezes, nos frustrando e refletindo assim na falta de constância de uso. Na verdade, no final de tudo, o centro de qualquer sistema será sempre você e não o sistema em si. Ele apenas estará ali como uma forma de delegar responsabilidades para algo que faz sentido dentro da sua rotina, que é algo muito particular.
Eu, por exemplo, testei várias ferramentas para controle financeiro e minha mãe viveu anos e anos controlando as contas de casa tudo no seu caderninho. Garanto a você que ela tinha um controle muito maior que o meu, pois aquele era o método mais eficaz para ela e com o qual ela se adaptou e conseguiu o maior conhecimento e constância possível (Nunca subestime o valor do papel e caneta)
Apesar de amar o assunto, eu também não gosto da ideia de controlar TUDO que se passa no nosso dia a dia. Isso me incomoda um pouco, acho que torna o dia a dia meio sistemático demais sendo que existem MUITAS variáveis envolvidas. Sua rotina mesmo é um belo exemplo disso.
Eu acabei focando mais em otimizar dois pilares que pra mim fazem sentido delegar: compromissos e anotações/estudos (também trilei por alguns anos a área de acadêmica/pesquisa).
Muito legal abrir a discussão sobre esse cenário!