Entendo isso, mas realmente o seu maior problema ta em deixar as coisas somente dentro da sua cabeça, sair do padrão é foda, eu entendo, mas você tem que sair logo dessa sua bolha de "Ah nao consigo criar tarefas deixo tudo na cabeça", "Crio o software em minha mente e visualizo o funcionamento" para colocar no papel, se você pensa logo consegue documentar, se você documenta logo sua tomada de decisão será mais simples.
Se permita se burocratizar para evoluir
Final filosofico, já fazem alguns anos que eu penso em fazer isso, só no Notion eu já tenho 3 contas.
Mas eu não sei como me organizar, já estou tão acostumado com uma vida bagunçada que eu perdi a capacidade de viver com tudo em harmonia como era na época que eu era criança