De forma prática e resumida um CRM é um kanban que você consegue criar cards, que no CRM são chamadas de oportunidades.

Um CRM tem coluna e cada coluna tem as suas oportunidades, Ex de colunas: contato feito, orçamento, aprovando orçamento.

Esses nomes de colunas variam de negócio pra negócio, mais o objetivo final de um CRM é criar um relacionamento com um cliente.

Exemplo da operação de um CRM: O cliente de liga pedindo um orçamento, vc cria uma oportunidade pra ele na coluna "contato feito" e assim que ele de passa os dados você fala pra ele que você vai fazer o orçamento e depois liga pra ele passando, então você move pra coluna "orçamento" e cria uma tarefa pra enviar o orçamento pelo WhatsApp até a próxima hora, quando vc enviar o orçamento pra ele é movida a oportunidade pra última coluna de "Aprovando orçamento" e cria uma tarefa de enviar pra ele uma mensagem dentro de um dia caso ele não de te retorno, e caso ele aprove o orçamento você marca ele como venda caso ele não aprove você marca como perda e marca o motivo da perda.

No futuro com base nos dados que você pegou é possível fazer um novo contato com esse cliente e fazer a tentativa de uma nova venda analisando os dados que ele já de passou ou então tentar reverter a perda, já que vc tem o motivo da perda, pode seguir uma estrade venda que elimine esse motivo de perda.

Espero que esse CRM que eu estou falando seja o mesmo desse CRM que vc quis dizer, caso queira que eu faça algo com nomes mais técnicos me avisa eu tentei explicar como que é a prática de um CRM.