Eu também considero a parte visual muito importante e o Notion também tem boards semelhantes ao Trello. Além disso, ele permite criar documentos, servindo exatamente para o meu proposito.

No entanto, o mais importante é adotar uma ferramenta que funcione bem para você,e o Trello é uma ótima opção.

Com relação ao Google Calendar,é uma ferramenta que pode melhorar significativamente a organização do dia a dia, especialmente para quem tem uma agenda cheia de compromissos.